Více typů hostů
VIP, řečníci, média nebo různé vstupenky prodlužují hledání a rozhodování u registrace.
Praktický průvodce pro pořadatele
Kolik hostesek a event staffu potřebujete na akci?
Počet hostů sám nestačí. Rozhoduje hlavně rychlost příchodu, délka odbavení, počet samostatných stanovišť a to, co se stane při výpadku jednoho člověka.
Nejdřív role
Sepište všechna místa, která musí fungovat současně
Oddělte registraci, welcome desk, navigaci, šatnu, vstupy do sálů a operativní podporu produkce. Jeden člověk nemůže během příchodové špičky současně hledat jméno v seznamu, vydávat badge a vysvětlovat cestu do sálu.
U každé pozice si napište čas otevření, čas konce a osobu, která ji může krátkodobě zastoupit. Tím vznikne minimální počet lidí ještě před výpočtem registrace.
Výpočet registrace
Použijte příchodovou špičku, ne celkovou délku akce
Potřebný počet aktivních registračních pozic lze orientačně spočítat takto:
hosté ve špičce × průměrný čas odbavení v minutách ÷ délka špičky v minutách
Ilustrační příklad
- 300 hostů přijde během 30 minut
- Jedno odbavení trvá přibližně 45 sekund
- 300 × 0,75 ÷ 30 = 7,5
- Výsledek zaokrouhlete na 8 aktivních pozic
- Podle rizika přidejte koordinátora nebo pohyblivou zálohu
Co mění výsledek
Kdy je potřeba kapacitu zvýšit
Platby a dokumenty
Podpisy, doplatky, kontrola dokladů nebo předávání většího množství materiálů zpomalují jednu transakci.
Složitý prostor
Oddělené vstupy, více pater a souběžné sály vytvářejí samostatné navigační pozice.
Nulová tolerance fronty
Krátký nárazový příchod vyžaduje větší tým, i když po zahájení programu část pozic skončí.
Praha · konference · eventy
Pošlete počet hostů a harmonogram příchodů.
Navrhneme role a kapacitu podle konkrétního prostoru, ne podle univerzálního balíčku.